Kommunikáció

E-iroda

A DEXTER Kft. úttörő szerepet játszik a felsőoktatási folyamatok elektronizálá­sában. Az múlt század 90-es éveiben – amikor a cég megkezdte működését – az elektronikus ügykezelés még unikumnak számított, ma már a mindennapok természetes része. Tevékenységünk nyomán azonban manapság is újabb és újabb ügyviteli folyamatok épülnek be az ETR és kiegészítő rendszereinek elektronikus szolgáltatásai közé és teszik egyre inkább elérhetővé a papírmentes iroda működtetését.

Az ETR lehetőségeinek használatával az Ön intézménye is tesz egy lépést az élhető jövő, a környezet megóvása érdekében. Az ETR-ben többek között az alábbi - a nyilvántartás alapdokumentumaiként funkcionáló - nyomtatványok elektronikus kezelése is megoldott:

Leckekönyv

A hallgatói tanulmányok nyomonkövetése hosszú ideig elképzelhetetlen volt a papíralapú "index" használata nélkül. A jogszabályok adta lehetőségekkel élve az ETR élen járt a dokumentum elektronikus verziójának megvalósításában. Ma már az országban több felsőoktatási intézmény használja az ETR megoldását az index kiváltására.

Törzskönyv

Intézményi oldalról a törzskönyv jelenti a teljes hallgatói adatnyilvántartást. A törzskönyvek kitöltése és frissen tartása rendkívül sok humán erőforrást emészt fel. Kivéve azokataz intézményeket, akik élnek az ETR elektronikus törzskönyvi megoldásával. Ők a tanulmányi rendszerben amúgy is létrejövő adatok alapján állítják össze és tárolják elektronikus törzskönyveiket (rengeteg papírt spórolva ezáltal az adminisztrációban). Az ETR arra is ügyel, hogy egy-egy adatkör változása ne járjon feleslegesen a teljes törzskönyv újragenerálásának kényszerével, az oldalak sorszámozása mégis a jogszabályban meghatározottak szerint egyedi és sorfolytonos maradjon.

Jogviszony igazolás

Az ügyviteli folyamatok elektronizálásában az egyik mérféldkőnek a hallgatói jogviszony igazolások kiadásának informatikai eszközökkel történő megoldása számított. Az igazolások kiadása korábban a tanulmányi hivatalok ügyfélszolgálati idejének jelentős részét tette ki. Az igazolások elektronikus igénylése a hallgatók számára is sokkal kényelmesebb, nem szükséges például a levelező képzésben részt vevőknek ezért a képzési központba utazni, hiszen az igazolás kézhezvételére a postai utat is választhatják.

Beiratkozási lap

Az elsőévesek beiratkozása vagy a felsőévesek bejelentkezése egy új félévre a szemeszter megkezdésének kulcsmozzanata. Az ETR-ben a bonyolult és hosszadalmas személyes adategyeztetés helyett a beiratkozás elektronikus űrlapokon történik. Az űrlap tartalma dinamikusan, az intézményi igényekre szabva alakítható ki. A beiratkoztatás folyamatában az adminisztráci feladata mindössze annyi, hogy a beérkezett hiteles beiratkozási lapok azonosító vonalkódját beolvassa. A többit (jogviszony létrehozás, FIR jelentés, féléves státusz, finanszírozás beállítása stb.) az ETR intézi.

Oklevél

A tanulmányok befejezése, a diplomaosztó jellemzően a tanulmányi évek végén jelent dömpingmunkát. Az ETR diploma modulja nem egyszerűen az oklevél adatok feltöltését és csoportos nyomtatását teszi lehetővé, de a rendszer adatai alapján a befejezett tanulmányokra vonatkozó adatokat automatikusan ki is tölti. Beleértve az oklevél megnevezés pontos (szakirányt, specializációt stb. is magában foglaló) tartalmát és az alkalmazandó záradékokat.

Oklevélmelléklet

Az oklevélmelléklet kezelése az elektronikus úton előállított dokumentumok egyik legrégebbi múltra visszatekintő funkciója a rendszernek. A dokumentumkezelés "ismeri" a jogszabályok által meghatározott tartalmi különbségeket és ezeket a kiválasztott hallgatóra nézve érvényesíti is (azaz a hallgató képzésének kezdődátumához igazódó szerkezetű nyomtatványt állít elő). A rendszernek a tömeges nyomtatás sem jelent gondot és a beépített eszközök a felhasznált nyomtatványsorszámok kényelmes beállítását is lehetővé teszik.

Kreditigazolás

A jelenlegi képzési struktúrában nem ritka, hogy egy hallgató vendéghallgatói jogviszonyt létesít valamely másik hazai felsőoktatási intézményben, külföldi ösztöndíjat szerez vagy tanulmányait máshol folytatja. A kreditbefogadás támogatására használ a jogszabály által is előírt kreditigazolás. Az ETR-bn ennek kiállítása az oklevélmelléklet kezeléséhez hasonlóan egyszerűen és gyorsan előállítható tömeges méretekben is.

A fent felsoroltakon kívül a rendszer dinamikus nyomtatvány­készítő moduljainak segítségével bármilyen nyomtatvány előállít­ható és felhasználható. Teljes ügyviteli folyamatok illesztését és elekronkikus útra terelését teszi lehetővé dinamikusan fejlődő és terjedő Modulo rendszerünk, amelyről bővebben itt tájékozódhat:

http://modulo.dexter.hu