Kommunikáció

Üzenetküldés

Az ETR üzenetküldő alrendszere az azonnali hatékony tájékoztatás kulcs­eleme. Az intézményi működés akkor lehet hatékony, ha minden ponton (beleértve az „ügyfelek”, a hallgatók, oktatók táborát) egyszerűen és gyorsan rendelkezésre áll az információ, ami a folyamatban való továbblépéshez szükséges.

A kiküldött üzeneteket kiváltó rendszer-események köre és a kiküldött üzenet formája, szövegezése is szaba­don módosítható.

Az üzenet közege lehet webes üzenet, amely az ETR rendszerébe belépve fogadja a felhasználót, a felhasználónak a rendszerben tárolt elérhetőségeire továbbított e-mail vagy sms.

Eseti és automatikus üzenet

Üzenetek alapvetően kétféle módon keletkezhetnek

  • Eseti üzenetek: Egy felhasz­náló által kezdemé­nyezett üzenet küldése az általa kiválasztott cím­zett(ek)­nek.

Példa:

Az oktató egy kurzusának a hallgatóit értesítheti, hogy az adott napon a kurzus elmarad, vagy a tanulmányi osztály egy figyelmeztető üzenetben felhívhatja azon hallgatók figyelmét, akik az adott félévre még nem jelentkeztek be.

Eseti üzenetek rögzítésekor arra is van lehetőség, hogy a felhasználó az üzenet szövegét és formátumát egy előre definiált üzenetsablonból hozza létre.

  • Automatikus üzenetek: Az ETR-ben bekövetkezett változások hatására a rendszer adott tartalmú és formátumú, szabványos üzeneteket állít elő és küld el az előre meghatározott (eseményben érintett) cím­zetteknek.

Példa:

A vizsgaidőpont megnyitásáról az összes érintett kurzus hallgatói egy automatikus üzenetből szerezhetnek tudomást, a jegy rögzítésről pedig az adott hallgató kap értesítést.

Az adminisztrációs folyamat előre meghatározott pontjain a feladatot végrehajtó adminisztrátor egy információs felületen előre meg tudja nézni, hogy az általa kezdeményezett beavatkozás mely más felhasználók részére küld automatikus értesítést.

Kötetlen és bővíthető üzenettípusok

Az üzenettípusok meghatározzák, hogy milyen üzeneteket lehet küldeni, ezeket a felhasználók milyen formában kérhetik.

Az üzenettípusok körét az intézmény szabadon bővítheti, a rendszer bevezetésekor azonban több előre definiált üzenettípus is beállításra kerül.

Minden üzenettípushoz korlátlan számú nyelvi verzió állítható be, így megvan a lehetőség arra, hogy a hallgatók angol nyelven, vagy akár saját anya­nyelvükön kapjanak a rendszerből üzeneteket.

Az egyes üzenettípusoknál többszintű engedélyezési és gyakorisági beállí­tások alkalmazhatók.

Üzenettovábbítás – médiafüggetlenül a világba

A létrejött üzenetet az ETR üzenetküldő rendszere három úton, három fajta médián keresztül tudja továbbítani a címzett­nek:

  • Belső (webes) üzenetként
  • E-mail üzenetként
  • SMS-üzenetként

A belső webes üzeneteket a rendszer az ETR webes felhasználói felületén jelenít meg, azaz a címzett az ETR webes felületére való belépést követően, annak kezdő­oldalán értesül arról, hogy üzenete érkezett, és itt van lehetősége megnyitni azt.

Az e-mail üzeneteket a rendszer arra az e-mail címre küldi, amit a címzett felhasználó az ETR-ben rögzített. Az üzenetküldés ezen formája azt jelenti, hogy a címzettnek nem kell „ETR-közelben” lennie ahhoz, hogy megkapja a neki küldött üzenetet.

SMS-t a rendszer a felhasználó által megadott mobiltelefonszámra továb­bítja. Az SMS-küldés előnye, hogy bár az üzenet fogadása költséggel jár, a címzettnek már a számítógép közelében sem kell lennie. Az olyan egységeket vagy személyeket, akik az elküldött üzenetekkel kapcsolatos költségeket fedezik, az ETR-ben költségviselőnek nevezzük (ilyen lehet például egy kar, tanszék, a HÖK, vagy maga az üzenet címzettje). Hogy a különböző üzenettípusoknál ki a költségviselő, azt intézmény határozza meg.

Az ügyfél dönt

Az üzenetküldés folyamatában a konkrét megvalósulás számos eleméről a döntés az intézmény kezében van.

  • Az Önök intézménye dönthet a használt üzenettípusokról.
  • Az Önök intézménye dönthet az egyes üzenettípusok szövege­zéséről, a tartalom formázásáról
  • Az Önök intézménye arról is dönthet, hogy az ETR-felhasználók milyen rendszeres­ségi típusok (azonnali vagy összevont üzenet) közül választ­hatnak egy adott üzenettípuson belül.
  • Egy-egy típusból aztán a felhasz­nálók döntik el, hogy milyen rendszeresen kérnek üzenetet (egyáltalán kérnek-e).
  • Arra is van lehetőség, hogy az intézmény a hallgatók számára ne engedélyezze a belső üzenetküldés letiltását.
  • Az Önök intézménye határozza meg az egyes üzenettípusokhoz rendelt költségviselők körét.
  • Az Önök intézménye határozza meg a feladó címzettnél megjelenő adatát: pl. az üzenetet kiküldő felhasználó vagy egy általánosan használt e-mail címről menjenek ki az üzenetek.

Kurzus- és vizsgaüzenet - a hallgatók gyors eléréséhez

Az üzenetküldés kitüntetett típusa a kurzus- és vizsgaüzenet. Ezek olyan eseti üzenetek, ahol a címzettek köre a kurzuson vagy vizsgán szereplő hallgatókat, oktatókat jelentik.

Ebben az esetben a kurzus vagy a vizsga kezelőfelületein megjelenik az üzenetküldés funkció és egy gombnyomással láthatóvá válik a kurzus / vizsga hallgatóinak (és oktatóinak) névsora. Az üzenet továbbítása a megjelenített felhasználói kör részére történik.