Szakosodás
A kétszintű képzési struktúrában az egyik legösszetettebb folyamat alapképzésben és mesterképzésben is a hallgatói szakirányfelvétel. Egyes karokon a hallgatók a választható szakirányok és minor képzések egész tömegével találkozhatnak és a folyamatban a karok sőt egyes intézmények közötti átjárás is jelentős. Az ETR prediktív rendszerként már a képzések tervezése során támogatja az egyes elágazások, szakosodás- és szakiránybeállítások modellezését. Ilyen módon a képzések és az egyes képzési utak megvalósítása tudatos, az intézményi adottságokhoz és lehetőségekhez idomul, a megvalósított funkciók pedig komplett felvételi rendszerként segítik a hallgatói jelentkeztetés és elbírálás bonyolult folyamatát.
Az ETR folyamatközpontú megoldása lefedi a szakirányfelvétel lépéseit, az egyes képzések szakirányainak tantervbe építésétől a jelentkezési és felvételi eljáráson keresztül a jelentkezések elbírálásáig és az elfogadott jelentkezések tényleges automatikus felvételéig. A szakirányválasztás során az alábbi lépések mentén egyszerűen és átláthatóan szervezhető a jelentkezési és döntési folyamat.
Szakiránykínálat kialakítása
Az ETR Tantervező moduljában az ún. „behívott” képzési modulok alapján a kínálat automatikusan kialakítható. Azt is be lehet állítani, hogy az egyes képzések felől a hallgatók hány szakirányra adhatják be rangsorolt jelentkezésüket egy jelentkezési folyamat során.
Jelentkezési létszámok beálítása
Az egyes képzési modulokra mekkora a maximális bekerülési létszám. Az adatrögzítés során a megelőző időszakokban beállított adatok megtekinthetők.
Hallgatói információs adatok körének meghatározása
Különböző szakirányok felvételénél különböző döntési szempontok érvényesülnek. A feltételek meghatározásánál rögzíthető, hogy milyen adatok alapján lesz lehetőség az egyes jelentkezések elbírálására (pl. mely tantárgyak átlaga számít bele az összpontszámba).
Jelentkezési és elbírálási időszak beállítása
Annak az idősávnak a beállítása, amikor a hallgatók szakirányt választhatnak. Praktikus előre kijelölni az elbírálás időpontjait is, hogy azzal a jelentkezés során a hallgatók is tisztában legyenek.
Jelentkezések
A hallgatók jelentkeznek a kínálatban szereplő szakirányokra, miközben az adminisztráció folyamatosan figyelemmel kísérheti a jelentkezések alakulását és szükség esetén a létszámadatok korrigálásával beavatkozhat a folyamatba. A nyomon követés során a döntési algoritmus is időről időre futtatható, azaz minden pillanatban ellenőrizhető, hogy mi történne, ha az adott pillanatban kerülne sor az elbírálásra (az egyes hallgatók mely szakirányokra kerülnének be).
Döntések
A döntési (elbírálási időszakban) a döntési algoritmus alapján minden egyes jelentkezés kiértékelhető. A döntés lehet teljesen automatikus, vagy manuális automatikus döntéstámogatással. Előbbi esetben a kiszámított pontoknak megfelelően az egyes hallgatók jelentkezéséhez az általuk megadott jelentkezési sorrend figyelembevételével automatikusan bekerülnek a jóváhagyó vagy elutasító döntés. Utóbbi esetben a rendszer csak a pontszámot határozza meg automatikusan (a számítás alapjául szolgáló adatok minden jelentkezésnél közvetlenül megtekinthetők), a felhasználóknak lehetőségük van további pontszámok manuális rögzítésére (pl. bekért okmányok alapján) és a végleges döntés beírására.
Automatikus szakirányfelvétel
Az előző lépésben meghatározott döntés alapján a rendszerben automatikusan megtörténik a pozitív döntéssel záródó jelentkezések szakirányfelvétellé konvertálása.
