Kommunikáció

Hallgatói pénzügyek

Az ETR fejlesztésekor különös gondot fordítottunk a hallgatói pénzügyi folya­matok teljes lefedésére, a modern befizetési módszerek alkalmazására. Mindezt úgy valósítottuk meg, hogy az intézményi vezetés számára is mindig világos legyen az éppen aktuális pénzügyi állapot, a várható bevételek és kiadások.

Ugyan a pénzügyi modulok külön alrendszert alkotnak az ETR-ben, ezek mégis ezer szállal kapcsolódnak a hallgatói személyes és képzési adatok­hoz, így a pénzügyi folyamatok alapját mindig naprakész képzési adatok jelentik, másrészt a tanulmányi ügyintézés a működésben meghatá­rozhatja a hallgató pénzügyi státuszával kapcsolatos ellenőrzéseket (pl. vizsgajelentkezés letiltása ki nem egyenlített kivetés esetén).

Az ETR pénzügyi rendszere lehetőséget biztosít többek között

  • a hallgatói ki- és befizetések teljes kezelésére
  • a gazdálkodási rendszerrel való együttműködésre
  • számlázásra
  • csekknyomtatásra
  • utalási megbízás feladására (bank, kincstár felé pl. ösztöndíjak utalásához)
  • különböző hagyományos és on-line befizetési módok használatára
  • vezetői információk kinyerésére
  • APEH jelentések előállítására
  • elektronikus (és automatikus) számlázásra

Rugalmasság

Az ETR pénzügyi rendszerének alapját jogcím és témaszámra épülő nyilván­tartás jelenti.

Ezt a struktúrát intézményi igények szerint lehet felépíteni, meghatározva a kifizetési jogcímek és képzések közötti összefüggést, a szakfeladat kódoknak való megfelelőséget vagy az egyes jogcímek esetleges főkönyvi bontását a gazdálkodási rendszer igényeinek megfelelően.

Az egyes követelési tételek (kivetések) a nyilvántartás alapján automatikusan tölthetők fel a megfelelő összegekkel a képzési adatok figyelembevételével (pl. a képzés féléveinek száma, az adott félévben felvett kreditek száma, esetleges kedvezmény bejegyzése stb.).

Hasonlóképpen a hallgatói kifizetések esetében is a tanulmányi nyilvántartás szerinti összegek határozhatóak meg (pl. az ösztöndíj esetében a hallgatói átlagok alapján). Ugyanez a mechanizmus valósítható meg az egyes félévekben szükséges átsorolási művelet támogatása során.

A pénzügyi folyamatok ugyanazt a dinamikus támogatást élvezik a rugalmas lekérdezési, nyomtatvány- és kimutatás-készítő eszközök használatá­nak köszönhetően, amelynek segítsé­gével a folyamatmenedzsment más területeken is hatékonyan valósul meg.

Ezek segítségével a pénzügyi igazolások, kimutatások, listák egysze­rű­­en és gyorsan előállíthatók, és a vezetői információk is könnyen kinyerhetők a rendszerből.

A különböző intézményi gazdasági rendszerekkel sokféle interfész valósult és valósítható meg, az egyszerű állományban történő adatátadástól az on-line adatcseréig. Az átadott adatok köre és részletessége is az intézmény igényeinek megfelelően alakítható.

Az ETR mint prediktív rendszer, a hallgatói pénzügyi folyamatok tervezése során is nélkülözhetetlen eszköz. A folyamatok monitorozása és a rendszerben feltöltött adatok alapján jól láthatóvá válik a bevételi és kiadási oldal várható alakulása a hallgatói pnzügyek területén, ami kulcskérdés az intézményi gazdálkodás szempontjából. A kapcsolódó monitoring rendszer lehetőséget ad külső adatok rögzítésére is, így akár a teljes gazdálkodásról képet lehet alkotni az ETR eszközeinek segítségével.

Hagyományos és modern eszközök

A hallgatói befizetési lehetőségek széles skálája áll rendelkezésre a pénzügyi folyamatok támogatása során.

Pénztár: Külön modul áll rendelkezésre a pénztári befizetések kezelésére auto­matikus pénztárbizonylat készíté­sével, zárási összesítővel.

Juttatásokból történő levonás: Amennyiben a hallgató kap juttatást az intézménytől és vannak kiegyenlí­tetlen tételei is, akkor fennáll a lehetősége, hogy nyilatkozata alapján a juttatások számfejtésénél automa­tikusan kiegyenlítse tartozásait.

Postai csekk: Csekkszerver nevű modulunkkal akár tömegesen is lehet nyomtatni csekke­ket meglévő hallgatói tartozások összegeire, paraméterekkel meghatá­rozott adatkörrel. A beérkezett csekkes befizetések elektronikus úton csopor­tosan feldolgozhatóak.

Átutalás (számla ellenében): Az ETR számlázó moduljával egyszerű és összetett előre kiállított számlák is készíthetők, mely az üzleti életben megszokott módon átutalással egyen­líthető ki. A befizetés a gazdasági rend­szerrel meglévő interfész alapján, elektronikus úton automatikusan kerülhet rögzítésre az ETR-ben

Elektronikus számla: Az ETR lehetőséget biztosít elektronikus számla kiállítására. Az elektronikus számlát pdf formátumban lehet a vevő részére átadni, aki a széles körben elterjedt pdf olvasó eszközökkel az aláírás hitelességét is ellenőrizni tudja. Az átadott pdf ezen kívül tartalmazza az APEH szabványnak megfelelő elektronikus számla (xml) mellékletet, amely szintén el van látva a hitelesítéshez szükséges digitális aláírással.

Bankkártya POS terminál: A pénztárihoz hasonló fizetési lehetőség, csak éppen a hallgató készpénz helyett a bankkártyájával fizet, ennek sikerességéről rögtön visszaigazolás is érkezik.

Bankkártya VPOS terminál (webshop): A legkorszerűbb, legkényelmesebb fizetési lehe­tőség, a hallgató az ETR webes felületén kiválaszthatja, hogy mely tartozásait mekkora összegben szeretné kiegyenlíteni és átirányítás után biztonságos banki oldalon kártyaadatainak megadásával fizet­het. A kísérlet eredményéről a hallgató és az ETR is rögtön értesül, így a hallgató egy műveletsorban rendez­heti utóvizsga díj tartozását és jelentkezhet is a vizsgára a nap bármely órájában.