Kommunikáció

Kurzuskezelés

Az oktatásszervezés egyik legnagyobb kihívása a kurzuskínálat kialakítása félévről félévre, a megfelelő tartalmak és az ezekhez szükséges erőforrások biztosítása, a kurzusfelvételi folyamat menedzselése. Az ETR hatékonyan támogatja ezt a folyamatot a kurzuskínálat megterve­zésétől a terem- és órarendbeosztáson keresztül a kurzusfelvételi eljárások sokszempontú menedzseléséig. A kurzuskezelés az ETR-ben az egész rendszerre jellemző folyamatme­nedzselés egyik legjobb példája, amelyben a többszereplős, szerte­ágazó tevékenységek koordiná­lása jelentős támogatást kap az átgondolt objektum- és folyamat­struktúra segítsé­gével.

Külön ki kell emelni a kurzusok során megvalósuló együttműködés és tartalommenedzsment támogatását, amely Coospace alkalmazásunkkal valósítható meg. További információkért a Coospace-ról, kattintson ide: http://portal.coospace.hu

 

 

Folyamatirányítási sémák és kompetenciapontok

Prediktív rendszer elképzelhetetlen anélkül, hogy a folyamatirányítás széles eszköztárával legyen felszerelve. Igaz ez az ETR-re is, amely komplex folyamat- és folyamatirányítási sémákat tartalmaz. Ez azt jelenti, hogy egy adott fo­lyamat meg­valósításá­ra az intézmény egységes megvalósítási programot dolgoz ki, a rendszer pedig támogatást nyújt ennek a programnak a definiálásában és vég­re­hajtásában. Ez a támogatás sémaszabályok alkalmazá­sát, infor­má­ció­­átadást és monitorozást jelent.

Egy folyamat modellezésében és szabályozásában a legtöbb esetben különböző szinteken különböző jogosultságokkal bírói felhasználók vesznek részt. Az irányítási rendszer nem lehetne teljeskörű, ha nem venné figyelembe ezt a szempontot. Egy-egy folyamat kapcsán az ETR-ben kompetenciapontokat határozhatunk meg. A kompetenciapont kijelöli az adott folyamatban az adott ponton végezhető beállítások hatókörét. Erre illeszkedik a komplex jogosultsági rendszer, amellyel tovább lehet szűkíteni az egy felhasználóra vagy felhasználói csoportra érvényes műveleti lehetőségeket. Fontos, hogy az egyes kompetenciapontok ne legyenek elszigetelve egymástól, hiszen ezeknek a folyamat definiálása és végrehajtása során szorosan együtt kell működniük egymással. Az ETR-ben az egyes kompetenciapontokon a feladat végrehajtásához minden szükséges információ rendelkezésre áll, még akkor is, ha az egy másik kompetenciaponton keletkezett.

 

A folyamatirányítási sémák és kapcsolódó kompetenciapontok alkalmazására a sok szempontból összetett kurzuskezelési folyamat az egyik legjobb példa. A kurzusadminisztráció során a kurzusfelvételi folyamat irányítására különböző időszak határok adhatóak meg, ezek az időszakok az alábbiak:

Előjelentkezés: Az előjelentkezés során a hallgatók jelezhetik jelentkezési igényüket a következő félév kurzuskínálatára vonatkozóan, így jól tervezhető, hogy milyen kurzusokat kell meghirdetni és ezekre mekkora számban várható a hallgatók jelentkezése.

Kedvezményes kurzusfelvétel: Azok a hallgatók, akik éltek az előjelentkezés lehetőségével ezzel segítve az intézményi oktatásszervezés munkáját, a kedvezményes kurzusfelvételi időszakban előbb tudják felvenni az előjelentkezés során kiválasztott kurzusaikat, mint azok, akik az előjelentkezésben nem vettek részt.

Normál kurzusfelvétel: A normál kurzusfelvételi időszakban sor kerül minden kurzus felvételére a kdvezményes időszakban be nem töltött férőhelyek korlátjáig.

 

 

Az intézmény szabadon dönt arról, hogy a fenti időszakok közül melyeket használja fel a kurzusfelvétel során (mindhármat akár vagy csak a normál időszakot). Az időszakok kezelésében négy alapvető kompteneciaszint határozható meg:

· Intézményi szint

· Kari szint

· Képzési szint

· Tantárgyi szint

Intézményi szinten alakul ki az a séma, amely befolyásolja, hogy az alsóbb szinteken a folyamatirányításnak milyen lehetőségei vannak: a kurzusfelvétel milyen folyamatokan mehet keresztül (pl. előjelentkezés - kedvezményes kurzusfelvétel - normál kurzusfelvétel), az egyes kurzusfelvételi időszakoknak mik az intézményi időkorlátai (pl. legkésőbb meddig kell minden karon minden képzésen lezajlania az előjelentkezésnek) stb.
A kari és képzési szinteken egy-egy kar vagy - mélyebb szintű paraméterezési szükséglet esetén - akár egy-egy képzés vagy képzéscsoport tekintetében meg lehet határozni a karon / képzésen ténylegesen érvényre jutó folyamatsémát, ami alapján a kurzusfelvétel lezajlik. Ezen a szinten viszont figyelembe kell venni a központi intézményi sémaszabályokat.
A kivételkezelés szintje a tantárgyi szint, ami egyben a folyamat finomhangolhatóságának is jó példája. Előfordulhat, hogy egy nagyobb intézményben karonként más és más időszakokban zajlik le a normál kurzusfelvétel, de a közös nyelvi vagy testnevelés tárgyakat egyszerre kell biztosítani a hallgatóság számára. Az egyes tantárgyra meghatározható speciális időszak, amely függetleníthető a kari vagy képzési szinten meghatározott beállításoktól, ezt lehetővé teszi.

 

A fentiekben ismertetett folyamat egy összetett és rugalmas jogosultsági rendszerrel egészül ki, amely a teljes folyamatra kivetíti az egyes szerepkörökkel kapcsolatos személyes kompetenciák rendszerét. Külön kurzusmeghirdetési jogok tartoznak például a nyivántartott szervezeti egységekhez, így minden egyes tanszék önálló kompetenciapontként jelenhet meg a rendszerben, a jogtulajdonos pedig a megfelelő tanszék kurzusmeghirdetési feladatának kompetens ügyintézője. Még finomabb paraméterezésre is van azonban lehetőség, amely szabályozza, hogy ki állíthatja be a krzus létszámadatait vagy az órarendi alkalmakat, amennyiben ezek a kompetenciák nem egy kézben vannak (természetesen a jogosultságok csoportos megadásával a kompetenciák egy kézben is tarthatóak). Fontos megjegyezni, hogy a kompetenciapontok az adatbázis tartalmával együtt dinamikusan bővülnek. Minden egyes karhoz, tanszékhez vagy egyéb objektumhoz automatikusan létrejönnek a megfelelő jogosultságok, amelyekkel a user menedzsmentet is ellátó Jogosztó alkalmazással a megfelelő felhasználók felruházhatóak.

Órarendi alkalmak - folyamatirányítás és erőforrás monitorozás

Az órák megtartása egy felsőktatási intézmény életében az oktatási folyamat kulcstevékenysége. Fontos ezért, hogy a kurzuskezelés folyamatában megjelenjenek azok az információk, amelyek alapján kimutatható és felosztható az oktatás e szegmensén megjelenő tényleges ráfordítás. Az ETR-ben a tantervi struktúrákban felhasznált elemek között meghatározható a tantárgyi ekvivalencia. A tárgyekvivalenciák alapján a kurzusmeghirdetés során külön entitás jön létre, az órarendi kurzus. Az egyes képzések hallgatói adott esetben ugyanarra az órarendi kurzusra különböző tárgyak felvételével juthatnak be (attól függően, hogy a tárgyekvivalencia mennyi egymással összekapcsolt objektumot tartalmaz).

Egy órarendi kurzuson az egymással ekvivalensnek jelölt tantárgyak oktatása valósul meg. Ilyen módon az erőforrások (oktató, terem) és a kapcsolódó költségek az órarendi kurzushoz köthetőek, de közben az egyes tárgyak felől érkező hallgatók száma alapján az is kiderül, hogy ezek a költségek milyen módon oszlanak meg az egyes képzések között. Emellett az is látható, hogy az órarendi kurzust biztosító szervezeti egység vagy annak valamely oktatója mely képzések lebonyolításában vállal szerepet, adott esetben tehát hogyan alakul az átoktatás az egyes szervezeti egységek között.

 

Egyéb eszközök a kurzuskezelésben

A fentieken túl a kurzuskezelés egyes pontjain az ETR számos folyamatirányítási eszközzel támogatja Önt és intézményét a prediktív oktatásszervezés megvalósításában. A teljesség igénye nélkül felsoroljuk a folyamat egyes pontjain igénybe vehető eszközöket:

Tervezés és igényfelmérés

Potenciális létszám: Az ETR-ben minden egyes tantárgy mellett szerepel az adat, hogy hány hallgatóra lehet számítani az adott tantárgy felvételénél (az értékek kiszámításánál a rendszer figyelembe veszi a mintatantervek adatait).

Referencia félév: A kurzusmeg­hirdetést tetszőlege­sen kiválasz­tott forrás ciklus meghirdetési és kurzusfelvételi adatai segítik (pl. az előző tanév azonos időszakában hányan vették fel az adott tantárgyat).

Meghirdetési ritmus: Tantár­gyanként megadható, hogy az adott tárgyat melyik félévben (őszi vagy tavaszi szemesz­terben, mindkét félévben stb.) kell meghirdetni.

Alapérték beállítások: Kari (vagy központi) szintű alapérték beállítások segítik az adat­rögzítési munkát: alapértel­mezésben az egyes objektu­mokban a beállított alapérté­keknek megfelelően töltődnek ki az egyes adatok (pl. a tantárgy alapértelmezés szerinti maximum létszáma).

Listázás: A közvetlenül a kurzusmeg­hirdetés funkciónál elérhető dinamikus listázási opciók segítik a teljeskörű tájékozódást.

Alapbeállítások: A kurzus­meg­hirdetési és felvételi folya­mat „menetrendjét” néhány közpon­ti kapcsoló szabályozza, ezek határozzák meg a folyamatok egymásra következését és a felhasználók beállítási lehető­ségeit.

Folyamatleírás: A kurzusmeg­hirdetés felületein elhelyezett, szabadon szerkeszthető folya­matinformációk tájékoztatást adnak a felhasználónak arról, hogy az általa eszközölt beállítások a teljes folyamatba hogyan illeszkednek és milyen következményekkel járnak.

Előjelentkezési adatok: Az ETR elője­lentkeztetési rendszere tényle­ges „szándéknyilatkoza­tokat” tárol, ezek további feldolgozá­sára többféle lehető­ség is adódik (pl. automatikus kurzusfelvétellé konvertálás, különböző előnyök a tényleges kurzusfelvételnél stb.).

Kurzusminták: A kurzusminták készlete félévtől függetlenül tárolja a meghirdetendő kurzu­sok adatait, így a kurzusmeg­hirdetés mindössze ezen adatok aktualizálást jelenti, optimális esetben egy gombnyomással.

Keretgazdálkodás: Előre rögzíteni lehet a kurzusok biztosításául szolgáló pénzügyi kereteket, amelyek segítségével a kurzusokhoz nem csak az oktatót lehet hozzárendelni, hanem meg lehet adni azt is, hogy az óratartás mely keret terhére valósul meg.

Együttműködés támogatása: A kurzusmeghirdetéshez kidol­gozott jogosultsági rendszer támogatja a karok, tanszékek közötti átoktatást, az oktatott tartalmak felajánlását, alkalmi vagy hosszú távú együttmű­ködés kialakítását.

Meghirdetés

Öröklődés: A kurzusmeghirdetés során a legtöbb adatot rendsze­rint nem kell „helyben” rögzíteni, mivel ezek a tantárgy­ból (és a kurzusmintából) alap­értelmezetten öröklődnek. Az öröklődés ráadásul meghir­detés közben is „kiváltható”, a meghirdető felületről kiindulva egy lépéssel módosítható a szülőobjektum megfelelő adata és örökíthető le az összes, belőle meghirdetett kurzusra.

Időszakok: A kurzusmeghirdetés egyes lépései az előkészítés során meghatározott időszakok­ban történnek, így a felhasz­nálók számára mindig egyér­telmű, hogy az adott időszak­ban éppen milyen feladatokat kell a meghirdetés­ben elvégez­ni.

Üzenetküldés: A meghirdetés elvégzésére jogosult felhaszná­lók azonnal, automatikus érte­sítést kapnak arról, ha a központi beállításokon olyan változás történik, amely a munkájukat befolyásolja.

Meghirdetési státuszok: Meghir­detési státuszok beállítá­sával a felhasználó számára pontosan nyomon követhető a kurzus­meghirdetési folyamat: mely tantárgyak esetében kell még ada­tot pótolnia (és melyek ezek), mely meghirdetések tekinthetők véglegesnek stb.

Mentési ellenőrzések: A mentési ellenőrzések a kari / intézményi szabályozás medrébe terelik a meghirdetési munkát. A mentési ellenőrzések gondoskodnak arról, hogy a szabályozásnak ellentmondó adatok ne kerüljenek a rendszerbe (pl. előadás kurzusokat csak kollokvium számonkérési mód­dal lehessen meghirdetni). Az ellenőrzések tartalmát az intézmény határozza meg, ahogyan azt is, hogy mely esetekben kell a műveletet a rendszernek megakadályoznia és mely esetekben csak figyelmeztetnie az adatrögzítést végző felhasználót.

Dinamikus mezőinformációk: A meghirdető felületeken az egyes mezőkön intézményi hatáskörben is beállítható magyarázó szövegek jelennek meg, amelyek a felhasználót tájékoztatják az adott adat­mező jelentéséről, haszná­latáról.

Meghirdetési fa: A kurzusmeg­hirdetés vizuális műveleti és információs felülete a kurzus­meghirdetési fa, amelyen a felhasználó áttekintheti hogy a tantárgyat eddig hány kurzussal hirdette meg (csoportbontás), ezek milyen képzésekben lesznek felvehe­tők, az egyes kurzusokhoz rendelt oktatókat, termeket és időpon­tokat.

Fordítások: A diplomamellék­letek, kreditigazolások stb. szempontjából nagyon fontos, hogy a kurzusok címei le legyenek fordítva angolra. A meghirdető felületeken az egyes adatok angol nyelvi verziói is megjelennek (ahogyan azok a tantárgynál már beállításra kerültek), így azok helyessége meghirdetés során közvetlenül ellenőrizhető és korrigálható.

Kurzusfelvétel

Kurzuslap: A hallgatók már a kurzusfelvételi időszakok kezde­te előtt megtekinthetik a formá­lódó kurzuskínálatot, így mire a tényleges kurzusfelvétel elkez­dődik, a hallgató előre össze­állíthatja, hogy mire kíván jelent­kezni.

Dinamikus kurzuskínálati lista: Az egyes hallgatóknak felajánlott kurzusok listája intézményi paraméterek szerint állítható össze, így tetszőleges szem­pontokra lehet tekintettel lenni a lista összeállításánál (pl. a már teljesített tantárgyak ne jelenje­nek meg, első körben csak a mintatanterv szerinti kurzusok jelenjenek meg stb.). A megjele­nített adatok köre és formá­tuma szintén tetszőle­gesen ala­kítható.

Dinamikus ellenőrzések: A Tan­ügyvezér segítségé­vel a kurzus­fel­vételek­re tetszőleges ellenőr­zések állíthatók be, a hiba- és figyelmeztető üzenetek szövege bármilyen nyelvre lefordítható.

Dinamikus tanterv: Az ún. „dinamikus tantervben” a hallgató nyomon követheti képzésének alakulását: mely tantárgyakat teljesítette, melye­ket nem, és eszerint választhatja ki a számára megfelelő kurzust.

Kurzusfelvételi lap: A felvett kurzusokat a hallgató a kurzusfelvételi felületen ki is nyomtathatja, ami elektronikus nyilvántartás alapján nyomta­tott indexek esetében alkalmas a vizsgajegyek rögzítésére bizonylatolás céljából.

Szabadon felvehető kreditek: Az intézmény gondoskodhat arról, hogy a hallgató számára szabadon felvehető kreditek terhére a hallgató valóban a teljes intézményi kurzuskínálatból válasszon (amelynél a kurzust meghirdető tanszék engedé­lyezte a „külsős” hallgatói felvételt) előfeltétel ellenőrzés mellett.

„Konfirmálandó” kurzusok: Bizo­nyos kurzusoknál (pl. kutató szemináriumok) beállítható, hogy a hallgató jelentkezése csak akkor válik véglegessé, ha az oktató is jóváhagyja (konfirmálja) azt.

Oktatói jelentkeztetés: Adott esetben az oktató saját jogosultságánál fogva maga is fel tudja venni a hallgatót a kurzusra. Ezek a kurzusfelvételek csak akkor válnak véglegessé, ha azt a hallgatói is jóváhagyja.

Nyomon követés, monitorozás

Hiány- és hibalisták: A kurzuskezelésért felelős beosz­tású folyamatgazdák és az egység, illetve kari szintű vezetők folyamatosan tájékozódhatnak arról, hogy a menedzselt adattartalom nagy­ságrendileg mennyi adatot jelent (pl. az egy évvel korábbi kurzusszámhoz képest hány százaléknyi kurzus meghir­detése történt meg), illetve a meghirdetett adatok köre mennyire teljes (mekkora az oktató vagy az órarendi idő­pont nélkül meghirdetett kurzu­sok aránya stb.). Ugyanezek az információk közvetlenül a munkavégzési pontokon is rendelkezésre állnak a kezelt adatkör viszonylatában.

Vezetői információk: A vezetői információk az ETR olyan listázó eszköze, amelyik tetszőleges információs felületek definiálására ad lehetőséget. A felhasznált rugalmas eszközök segítségével grafikusan megje­leníthető például egy kari vezető számára a kurzus­felvételek alakulása: melyik órába hány kurzusfelvétel történt (akár szakok szerinti bontásban) stb.